Известие о назначении выездной налоговой проверки способно выбить из колеи даже самого опытного предпринимателя. Паника, страх перед неизвестностью, желание срочно что-то предпринять – обычная реакция. Однако именно в первые часы и дни закладывается фундамент успешного прохождения проверки. Грамотные действия с самого начала помогут избежать множества проблем и снизить риски доначислений.
Эта статья – четкая инструкция для директора компании или индивидуального предпринимателя, которому только что вручили решение о проведении выездной проверки. Что делать в первые 24 часа, как подготовиться к визиту инспекторов и чего категорически нельзя допускать – рассказывает адвокат Евгений Шупиков, специализирующийся на налоговых спорах.
Шаг 1. Не паниковать и зафиксировать событие
Первое и самое главное правило – сохранять спокойствие. Выездная налоговая проверка – это не катастрофа, а плановая (или внеплановая) процедура контроля, предусмотренная Налоговым кодексом РФ. Ваша задача – пройти ее с минимальными потерями.
Как только вы получили решение о проведении проверки (оно должно быть вручено под расписку или направлено по ТКС), внимательно изучите документ. В решении должны быть указаны:
- полное наименование налогового органа;
- дата и номер решения;
- предмет проверки (налоги, периоды);
- состав проверяющей группы (Ф.И.О. должностных лиц);
- подпись руководителя (заместителя) инспекции и печать.
Если решение оформлено ненадлежащим образом (нет подписи, не указаны конкретные налоги или периоды), это может стать основанием для его оспаривания. Но даже в этом случае не отказывайтесь от получения – возьмите копию и сделайте отметку о получении на своем экземпляре.
Шаг 2. Определить круг проверяющих и сроки
В решении указан состав проверяющей группы. Уточните, кто именно придет: фамилии, должности. Это поможет вам понять, кто будет общаться с вашим бухгалтером и руководителями отделов. Также обратите внимание на сроки: проверка не может длиться более двух месяцев (с правом продления до четырех или шести месяцев в исключительных случаях) и не может охватывать период более трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения.
Важно: инспекторы вправе проводить проверку только на территории налогоплательщика (в вашем офисе, на складе, в производственных помещениях). Если у вас нет возможности предоставить им помещение, они могут работать в налоговой инспекции, но это должно быть согласовано.
Шаг 3. Организовать рабочее пространство для инспекторов
Если проверка будет проходить на вашей территории, выделите для инспекторов отдельное помещение (кабинет, переговорную). Желательно, чтобы оно было изолировано от бухгалтерии и мест хранения оригиналов документов. Уберите все личные вещи сотрудников, которые не относятся к работе. Это не проявление враждебности, а нормальная организация процесса.
Не оставляйте инспекторов без присмотра в помещениях, где хранятся оригиналы документов или компьютеры с конфиденциальной информацией. Определите ответственного сотрудника (например, главного бухгалтера или юриста), который будет сопровождать проверяющих и отвечать на их вопросы.
Шаг 4. Провести экстренный аудит документов
В первые 24 часа нужно оценить, в каком состоянии находятся документы за проверяемый период. Соберите информацию у бухгалтера и руководителей отделов:
- Все ли первичные документы (договоры, счета-фактуры, акты, накладные) в наличии и правильно оформлены?
- Есть ли «серые» зоны: сомнительные контрагенты, неотраженные операции, неполные данные?
- Подавались ли уточненные декларации, которые могли привлечь внимание налоговой?
Если вы обнаружите проблемные места, у вас еще есть время до момента, когда инспекторы затребуют документы, чтобы частично их исправить или подготовить пояснения. Но помните: исправлять документы задним числом и вносить изменения в уже сданную отчетность после начала проверки нужно с особой осторожностью – это может быть расценено как фальсификация.
Шаг 5. Назначить ответственных за взаимодействие
Определите, кто будет общаться с проверяющими от имени компании. Лучше, чтобы это был один человек – например, главный бухгалтер, финансовый директор или привлеченный консультант. Все остальные сотрудники (менеджеры, кладовщики, водители) должны быть проинструктированы: никаких самостоятельных бесед с инспекторами, все вопросы направлять ответственному лицу.
Если инспекторы пытаются опросить сотрудников «в обход», вежливо напомните, что для беседы необходимо присутствие представителя компании или адвоката. Сотрудники имеют право не отвечать на вопросы, если они касаются не их прямых обязанностей.
Шаг 6. Оценить необходимость привлечения адвоката
Выездная проверка – это всегда риск. Если у вас крупный бизнес, сложная структура, много контрагентов или есть «проблемные» эпизоды, лучше сразу привлечь специалиста. Адвокат, специализирующийся на налоговых спорах, поможет:
- провести предпроверочный аудит и выявить слабые места;
- разработать стратегию поведения;
- участвовать во всех процессуальных действиях (осмотр, выемка, допросы);
- контролировать законность действий инспекторов и фиксировать нарушения;
- подготовить возражения и обжаловать решения.
Чем раньше вы обратитесь за помощью, тем больше у вас будет времени на подготовку. В идеале – в первые же сутки после получения решения.
Чего нельзя делать в первые 24 часа
Ошибки, допущенные в самом начале, могут стоить дорого. Вот список того, чего следует избегать категорически.
- Не паниковать и не пытаться скрыть документы. Уничтожение или сокрытие документов – уголовное преступление (ст. 325 УК РФ). Кроме того, это даст инспекторам повод для выемки и более жестких мер.
- Не вступать в конфликт с инспекторами. Грубость, оскорбления, отказ предоставить помещение – все это только усугубит ситуацию. Действуйте спокойно и в рамках закона.
- Не давать устных пояснений без необходимости. Если инспектор задает вопросы, лучше отвечать: «Мы подготовим письменный ответ в установленном порядке». Устные заявления могут быть истолкованы не в вашу пользу.
- Не подписывать документы, не прочитав. Особенно это касается протоколов осмотра, опросов, актов. Если вы не согласны с записью, обязательно укажите это в протоколе.
- Не допускать инспекторов к компьютерам и базам 1С без присутствия специалиста. Если они хотят снять копии с электронных баз, требуйте, чтобы это делалось в вашем присутствии и с составлением соответствующего акта.
Когда помощь адвоката необходима (и лучше сразу)
Самостоятельно пройти выездную проверку можно, если у вас небольшой бизнес, простая структура и полная уверенность в документах. Но на практике такие случаи редки. Большинство компаний имеют хотя бы один «спорный» эпизод.
Обратиться к адвокату Евгению Шупикову стоит в следующих ситуациях:
- проверка назначена внезапно, и вы не уверены в состоянии документов;
- у вас есть сомнительные контрагенты или операции, которые могут заинтересовать налоговую;
- инспекторы уже начали проявлять излишнюю активность (осмотр, опросы сотрудников);
- вы подозреваете, что проверка может перерасти в уголовное дело;
- вы просто хотите, чтобы рядом был профессионал, который защитит ваши интересы и не даст инспекторам превысить полномочия.
Адвокат Евгений Шупиков имеет многолетний опыт сопровождения выездных налоговых проверок любой сложности. Мы поможем вам пройти это испытание с минимальными потерями, защитим ваши права и при необходимости обжалуем незаконные решения. Не оставляйте бизнес один на один с налоговой. Обратитесь за консультацией в первые же часы после получения решения – это сэкономит вам миллионы и нервы.
